1.0 – OBJETO
1.1. O presente Termo de Referência tem por objetivo a futura contratação de empresa especializada para prestação dos serviços de software de apoio e organização da gestão estratégica da informação com controle integrado de documentos eletrônicos com certificado digital em forma de licenciamento com treinamento para implantação, operacionalização, consulta, gerenciamento e análise do software, bem como as possíveis atualizações do software para atender as necessidades desta EDILIDADE pelo período de 08 meses.
2.0 – JUSTIFICATIVA
2.1. A locação do SOFTWARE justifica-se pela necessidade de adotar procedimentos e práticas, objetivando implementar políticas e métricas para atingir objetivos de forma mais eficiente. Permitindo integrar as operações do dia a dia desta Casa, aumentando a qualidade dos serviços prestados à sociedade e maximizando a qualidade, economicidade, segurança, confiabilidade e atualização das informações. Diante da dinâmica e do volume de informações que são processadas diariamente no cotidiano da Administração Pública faz-se primordial a disponibilidade de softwares que garantam eficiência e transparência na gestão.
3.0 – DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS/PRODUTOS A SEREM FORNECIDOS
| ITEM | DESCRIÇÃO | UND | QTD TOTAL |
| 01 | LICENÇA DE USO DE SOFTWARE WEB PARA ASSINATURA DE DOCUMENTOS DIGITAIS, SENDO, NO MÍNIMO, 8.000 (OITO MIL) ASSINATURAS MENSAIS POR USUÁRIO EM ARQUIVO PDF E ARMAZENAMENTO DOS MESMOS PELO PERÍODO DE 12 (DOZE) MESES, EM MÁQUINA VIRTUAL WEB COM NO MÍNIMO 1 (UM) PROCESSADOR DE 1GHZ, MEMÓRIA RAM DE 1G E SISTEMA OPERACIONAL COMPATÍVEL COM SERVIÇO DE SERVIDOR WEB (APACHE OU IIS), BANCO DE DADOS RELACIONAL, HD COM ESPAÇO DISPONÍVEL 20GB PARA ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS CERTIFICADOS. | Mês | 01 |
| 02 | IMPLANTAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO | UND | 01 |
4.0 – BENEFÍCIOS DA CONTRATAÇÃO
4.1 Sendo assim, a fim de propiciar uma melhora no trabalho dos diversos setores da Câmara Municipal, buscando aumentar a qualidade do serviço público prestado à população, é mister que se operacionalize e dote a máquina administrativa de melhores condições possíveis, dentro das premissas da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, do interesse público, da probidade administrativa, da igualdade, do planejamento, da transparência, da eficácia, da motivação, da segurança jurídica, da razoabilidade, da celeridade e da economicidade, assim como as disposições do Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1942 (Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro). É com essa visão e de acordo com as necessidades do Legislativo é que se propõe a contratação baseado no que prescreve a NOVA LEI DE LICITAÇÕES E CONTRATOS nº 14.133, de 01 de abril de 2021, conforme está prescrito no objeto e item 3 deste Termo de Referencia.
4.2 A contratação deverá se dar por dispensa de licitação, cuja a adoção está prevista no art. 75, inciso II da Lei Federal nº 14.133, de 01 de abril de 2021, onde a entrega dos produtos devera ser de acordo com a necessidade da Edilidade, onde toda documentação fiscal será arquivada da Câmara Municipal de Touros/RN e unificados sob forma de documento de formulação de demanda, devidamente despachada por seu respectivo Ordenador de Despesas;
4.3 Resultados Esperados:
• Redução de custos e simplificação do dia a dia colaborativo;
• Redução de fraudes (Maior nível de segurança) na comunicação digital, propiciando menor risco de fraude documental;
• Diminuir (Reduzir) a burocracia;
• Dispensar o reconhecimento de firmas em cartórios;
• Atribuir validade jurídica a documentos eletrônicos;
• Aumentar a credibilidade digital das partes envolvidas;
• Dá autenticidade à sua vontade digital.
5.0– CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DO SOFTWARE
5.1. O software deve possuir Máquina Virtual que possua sistema operacional compatível para servidor web e banco de dados, com no mínimo 01 processador de 1Ghz, memória RAM de 1GB, HD com espaço disponível de 20GB para armazenamento de arquivos e certificados;
5.1.1. A máquina deve ficar acessível pela internet durante todo o período de contratação;
5.1.2. Será aceito uma disponibilidade de 99% do tempo, salvo em caso de força maior ou manutenção preventiva;
5.2. O sistema deve funcionar na internet com acesso através de usuário e senha;
5.2.1. Todas as funcionalidades do sistema, com exceção do acesso direto a visualização dos documentos através de Chave de Identificação do Documento, devem ser feitas com usuários identificados;
5.3. O sistema web deverá permitir envio de certificados digitais no formato A1 e documentos em formato PDF para assinatura digital;
5.4. O sistema web deverá garantir privacidade aos assinantes de forma que os documentos de um grupo de assinantes só sejam acessíveis para assinatura por participantes desse grupo; Exceto para os administradores do sistema com acesso irrestrito aos processos;
5.5. O sistema web deverá permitir o envio de convites para que outros assinantes do sistema assinem documentos enviados por qualquer dos assinantes;
5.6. Os documentos cadastrados no sistema devem ficar disponíveis para acesso externo através de uma Chave de Identificação do Documento e/ou Link Direto. Essa Chave de Identificação do Documento e/ou Link Direto devem ser acrescidos na versão impressa do documento para que as pessoas que necessitem verificar a validade dos documentos tenham acesso direto ao arquivo digital do documento sem necessidade de senhas de acesso;
5.7. Os documentos originais devem conter em todas suas folhas na margem lateral informação sobre data e hora que os mesmos foram enviados para o sistema de assinatura digital. O sistema deve controlar as datas e horários de movimentação dos documentos (envio, momento que cada usuário colocou sua assinatura no documento) de forma automática e autônoma impedindo assim que alguém possa alterar esses valores manualmente;
5.8. O servidor web deve aceitar envio de documentos PDF com até 32MB (megabytes);
5.9. O sistema deverá ter rotina automatizada de backup de todos os documentos/processos;
5.10. O acesso ao backup dos documentos em sua estrutura de pastas criada pelo sistema durante a utilização do mesmo deverá ser disponibilizado através de FTP/HTTP com usuário e senha exclusiva para a Diretoria de Tecnologia da Informação da Câmara Municipal de Touros; Os documentos devem ser fornecidos sem restrição de uso externo ao sistema e com toda segurança dos documentos assinados digitalmente;
5.11. Os convidados a assinar qualquer documento podem recusar a assinatura do mesmo através de uma justificativa;
5.12. O documento pode ser assinado digitalmente por mais de uma pessoa sem invalidação da assinatura dos assinantes anteriores;
5.13. Documentos assinados digitalmente serão invalidados caso sejam modificados posteriormente às assinaturas;
5.14. Os documentos assinados digitalmente devem ficar disponíveis no servidor pelo período de duração do contrato;
5.14.1. Ao término do contrato, os arquivos ficam disponíveis no servidor da empresa contratada por mais 45 dias para uma última recuperação pela Câmara Municipal de Touros através do FTP / HTTP fornecidos. Após esse prazo, a empresa deve apagar dos próprios servidores os documentos e os bancos de dados, backups e demais informações relativas à entidade, tais como senhas de usuários, emails e certificados armazenados;
5.15. Cada usuário cadastrado tem direito a franquia de no mínimo 8.000 (oito mil) assinaturas de documentos mensalmente;
5.16. Permissão para que os usuários administradores possam criar pastas dentro do setor onde estiver cadastrado;
5.17. Permissão para que os usuários possam enviar documentos para qualquer das pastas para qual tenha acesso;
5.18. Permissão para que os usuários cadastrados possam convidar outros usuários a assinarem documentos desde que esses usuários tenham acesso ao sistema e tenham cadastro de certificados em arquivo;
5.19. Possibilidade de os usuários poderem enviar documentos sem necessidade de assinatura e assim determinar quais usuários terão acesso a esses documentos somente para leitura dos mesmos notificando o acesso do processo nos quais os documentos estão incluídos;
5.20. Os documentos inseridos devem ser em PDF pesquisável;
5.21. O sistema terá a possibilidade de envio de documentos em lote tendo a opção de criação de processo em uma única ação;
5.22. O usuário terá a opção de assinar seus documentos em lote;
5.23. O usuário poderá arquivar e desarquivar seus processos conforme sua necessidade. O conceito de arquivamento e desarquivamento vem da necessidade de analisar da melhor forma os processos com pendências de ações;
5.24. O sistema permite de criar grupo de usuários para cada processo facilitando a localização dos interessados naquele processo específico;
5.25. O usuário poderá enviar documentos em lote e abrir o processo em uma única ação.
6.0 – IMPLANTAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO E PRAZO DE EXECUÇÃO
6.1. A empresa fornecedora deve gerar a máquina virtual em seus próprios servidores, disponibilizar acesso via Internet através de link não compartilhado com outros clientes para a Câmara Municipal de Touros com propagação do DNS pelos roteadores na Internet de forma que a empresa tenha total responsabilidade pela disponibilidade do sistema. Para tal, terá um prazo não superior a 30 (trinta) dias contados da data de assinatura do contrato;
6.2. A customização do software será feita de acordo com as necessidades da contratante sem custo e com prazo de conclusão de 30 (trinta) dias contados a partir da data de solicitação dos ajustes especificamente para melhoramento das funcionalidades existentes. Novas funcionalidades serão analisadas e implantadas de acordo com valores negociados para essa atualização.
7.0 – TREINAMENTO
7.1. O treinamento deverá ser realizado na sede Câmara Municipal de Touros. A Câmara Municipal de Touros fornecerá local, computadores e acesso à Internet para que o treinamento possa ser realizado.
O treinamento deverá ser composto por:
7.1.1. Aula expositiva do uso do sistema, explicando conceitualmente o que é assinatura digital e seus usos;
7.1.2. Conceito de certificado digital e seus tipos;
7.1.3. Como acessar o sistema em qualquer computador ligado à Internet;
7.1.4. Como enviar/criar documentos para o sistema;
7.1.5. Como convidar outros assinantes para um documento;
7.1.6. Como cadastrar novos usuários;
7.1.7. Como negar assinatura em um documento.
7.2. O treinamento presencial deverá ter no máximo 4 horas de duração para os usuários cadastrados no uso do sistema;
7.3. O treinamento deverá ser também disponibilizado em forma de vídeos ou apresentações de slides na Internet para o caso de algum usuário não conseguir estar presente no momento presencial. Esse treinamento via Internet deve ter link disponibilizado dentro da plataforma para acesso dos usuários sem necessidade de conhecimento prévio do link.
8.0 – SUPORTE
8.1. A contratada deverá disponibilizar suporte durante todo o horário de expediente da Câmara Municipal de Touros, via telefone, Internet e site de abertura de chamados, com prazo máximo de atendimento de 12 horas e resolução do problema com prazo máximo de 48 horas.
9.DA APRESENTAÇÃO DAS PROPOSTAS E VIGENCIA
9.1. Conforme requisitos e condições do referido Termo de Referência, as mesmas devem ter seu prazo de validade no mínimo de 90(noventa) dias, e, no intuito de escolhermos a proposta mais vantajosa para Edilidade, será realizado pesquisa mercadológica direta com no mínimo 03 fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, respeitando assim o que prescreve o art. 23, § 1º, inciso IV da Lei Federal nº 14.133/2021;
9.2 No intuito da Edilidade obter propostas adicionais de eventuais interessados, será publicado o aviso em sitio eletrônico oficial, com as especificações do objeto a ser contratado, respeitando assim o que prescreve o art. 75, § 3º da Lei Federal nº 14.133/2021;
9.3. O referido Termo de Referência, que subsidiará para afeição das propostas comerciais, poderão ser retirados do sitio eletrônico oficial da Edilidade e/ou solicitado através do e-mail licitacaocamaratouros@gmail.com, ou ainda presencialmente no setor de planejamento do órgão, situado no endereço à Rua Vereador Miguel Neri, 116, centro, Touros/RN, CEP.: 59.584-000, de segunda à sexta, das 8h às 13h;
9.4. As propostas comerciais adicionais de eventuais interessados, deverão ser entregues obrigatoriamente através do e-mail licitacaocamaratouros@gmail.com ou presencial na sede da Edilidade, situada à Rua Vereador Miguel Neri, 116, centro, Touros/RN, CEP.: 59.584-000, até 03 (três) dias úteis, após a publicação em sitio eletrônico oficial da Edilidade;
9.5. O prazo de vigência do contrato será de 08 (oito) meses, podendo ser prorrogado nos casos previstos no art. 107 da Lei no 14.133/2021.
9.6. Para que se possa restabelecer o equilíbrio economia-financeiro inicial do contrato, as partes em comum acordo e/ou unilateralmente pela administração, poderão fazer os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários do valor inicial atualizado do contrato, na forma do art. 124 da Lei no 14.133/2021.
10. DOS REQUISITOS MINIMOS DE HABILITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO
10.1. O art. 62, caput, da Lei Federal nº 14.133/2021, estabelece que a habilitação é a fase da licitação em que se verifica o conjunto de informações e documentos necessários e suficientes para demonstrar a capacidade do licitante de realizar o objeto da licitação, dividindo-se em:
I. jurídica;
II. técnica;
III. fiscal, social e trabalhista;
IV. econômico-financeiro.
10.2. Portanto os requisitos mínimos exigidos na habilitação e qualificação serão os elencados nos arts. 66, 67, 68 e 69 da Lei Federal nº 14.133/2021, são eles:
I. Inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
II. A inscrição no cadastro de contribuintes estadual e municipal, relativo ao domicilio ou sede do contratado, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
III. A regularidade perante a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do contratado, ou outra equivalente, na forma da lei;
IV. A regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, que demonstre cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;
V. A regularidade perante a Justiça do Trabalho;
VI. Declaração do contratado, declarando o cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal;
VII. certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do contratado.
10.3. A documentação descrita no item anterior, só será exigida da Empresa que for escolhida como a proposta mais vantajosa para o órgão, conforme prescreve o art. 62, incisos II e III da Lei Federal nº 14.133/2021
11. DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
11.1 A despesa decorrente da contratação correrá à conta de recursos específicos consignados no orçamento da Câmara Municipal de Touros/RN ou a ele provisionados, os quais serão discriminados na Nota de Empenho.
12. DA ENTREGA
12.1. A contratada deverá entregar na sede desta EDILIDADE os produtos/serviços hora contratados em conformidade com este Termo de Referência, que na oportunidade serão conferidos e dado o atesto pelo servidor responsável.
13. DO PAGAMENTO
13.1. O pagamento será efetuado após a emissão da documentação fiscal, regularidade fiscal e a comprovação de sua liquidação, respeitando a ordem cronológica de pagamento desta EDILIDADE.
14. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
14.1. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela Contratada, de acordo com as cláusulas contratuais e/ou termo de referência;
14.2. Exercer o acompanhamento e a fiscalização da entrega dos produtos/serviços a serem entregues, por servidor especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis;
14.3. Notificar a Contratada por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições dos bens/serviços entregues, fixando prazo para a sua correção;
14.4. Pagar à Contratada o valor resultante do fornecimento dos produtos/serviços, no prazo e condições estabelecidas neste termo de referencia;
15. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
15.1. Executar o fornecimento dos produtos/serviços conforme especificações deste Termo de Referencia e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, na qualidade e quantidade especificadas neste Termo de Referencia e em sua proposta;
15.2. Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo fixado pelo fiscal do contrato, os materiais entregues em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções;
15.3. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, de acordo com os artigos 14 e 17 a 27, do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 1990), ficando a Contratante no direito de ser ressarcido do valor dos danos ocorridos;
15.5. Responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas na legislação específica, cuja inadimplência não transfere responsabilidade à Contratante;
15.6. Instruir seus empregados a respeito das atividades a serem desempenhadas, alertando-os a não executar atividades não abrangidas pelo contrato, devendo a Contratada relatar à Contratante toda e qualquer ocorrência neste sentido, a fim de evitar desvio de função;
15.7. Relatar à Contratante toda e qualquer irregularidade verificada no decorrer do fornecimento dos materiais/serviços;
15.8. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre;
15.9. Manter durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas neste Termo de Referencia;
15.10. Guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do cumprimento do contrato;
16. DAS MEDIDAS ACAUTELADORAS
16.1. Consoante o artigo 45 da Lei nº 9.784, de 1999, a Administração Pública poderá, sem a prévia manifestação do interessado, motivadamente, adotar providências acauteladoras, inclusive retendo o pagamento, em caso de risco iminente, como forma de prevenir a ocorrência de dano de difícil ou impossível reparação.
17. DO FORO
17.1. Para a solução de qualquer pendência oriunda da execução do contrato não resolvida na esfera administrativa, será escolhido o Foro da Comarca de Touros/RN, renunciando a qualquer outro ainda que privilegiado.
Touros/RN, 11 de maio de 2023.