TERMO DE REFERÊNCIA

1. 0   OBJETO

1.1.  O presente Termo de Referência tem por finalidade a contratação de pessoa jurídica para prestação de serviços de gestão digital por meio da digitalização centralizada de TODA documentação fiscal de Despesa do Exercício de 2023 e 2024, com tratamento, armazenamento temporário, indexação e classificação de imagens digitalizadas, além de customização de sistema de gerenciamento de documentos que deverá ser feito na sede da Edilidade entre 08:00h e 12:00h de segunda a sexta.

2.0    JUSTIFICATIVA

2.1.  A prestação de serviço do objeto logo acima já identificado se faz necessário devido a importância dos registros eletrônicos de documentos como forma de preservação da informação, sua gestão e da sua consulta que poderá ser realizada pelos diversos setores da Administração.

2.2.  Além da importância mais direta para a Instituição e para os interesses particulares dos cidadãos, os referidos documentos fiscais da Câmara Municipal de Touros/RN constituem prova documental em favor das autoridades competentes e do particular, devendo ser conservado e organizado de forma que possibilite à pesquisa de forma eletrônica com a implantação da digitalização de documentos.

2.3. Após as observações descritas nos parágrafos anteriores e considerando que o arquivo organizado poderá servir como instrumento de apoio à administração, ao desenvolvimento técnico e como elementos de prova e informação, justificamos a contratação de Empresa especializada para realizar os serviços objeto desta contratação.

3.0 DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

3.1. A prestação de serviço deverá ocorrer dentro dos padrões técnicos do trabalho, ficando o prestador de serviço, responsável por toda mão de obra, equipamentos e produtos a serem necessários na execução dos serviços.

4.0 GARANTIA

4.1.  O prazo de garantia dos serviços hora contratados, terá uma garantia de no mínimo 01 (um) ano, contra quaisquer defeitos e/ou falha, contados da data do recebimento definitivo dele.

5.0 ESPECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS

Item	Descrição	Und.	Quant.	Vr. Mensal Estimado	Vr. Total Estimado
01	Prestação de serviços de gestão digital por meio da digitalização centralizada de TODA documentação fiscal de Despesa do Exercício de 2023 e 2024, com tratamento, armazenamento temporário, indexação e classificação de imagens digitalizadas, além de customização de sistema de gerenciamento de documentos.	Mês	24	R$	R$

Compete à CONTRATADA a execução do processo de digitalização dos documentos objeto do contrato, que deverá ser realizado em 01 fase (digitalização), se peças iniciais e intercorrentes, ou 03 fases (preparação, digitalização e conclusão), se acervo processual físico, conforme abaixo:

1. Preparação: consiste na higienização e organização do material a ser digitalizado, bem como definição das técnicas para recuperar os documentos a serem digitalizados seguindo criteriosamente os seguintes passos:

a) Remoção do pó e demais sujidades a seco, utilizando-se de trinchas, escovas macias, pincel e flanelas de algodão;

b) Remoção dos corpos estranhos aos documentos, tais como: prendedores metálicos ou grampos, clips, insetos, e outros agentes que provocam a deterioração dos documentos. Em sendo constatada a existência de fita adesiva em uma das folhas, deve-se observar a sua finalidade e somente digitalizar a página após a reprodução do original por fotocópia;

c) Preparação dos documentos para o processo de digitalização, com a realização das tarefas tais como desencadernação, retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e agrupamento destes;

d) Seleção das peças para digitalização e armazenamento em localização física adequada e previamente preparada para tal finalidade.

2. Digitalização: deverá ocorrer na forma “capa a capa” (sem separação por “peças processuais”) observando rigorosamente as fases abaixo:

a)  Digitalização dos documentos, que consiste na configuração do processo de digitalização (definição de parâmetros de cor bitonal ou escala de cinza ou colorido, conforme originais), contraste, resolução, supressão de fundos (utilizando software apropriado entre outros) e inserção dos lotes de documentos para leitura pelo scanner, gerando os arquivos de imagem no computador;

b)  Tratamento de Imagens com correção (ajuste vertical, eliminação de sujeiras) e aplicação de filtros (contraste e clareamento) de forma a manter na imagem digitalizada plena fidelidade com o original, devendo a CONTRATADA digitalizar os documentos tantas vezes quantas bastem para atingir a fidelidade dos documentos originais apresentados pela CONTRATANTE, além de devolvê-los em seu fiel estado físico, tudo isso sem acréscimo no quantitativo diário produzido. No caso de folhas recicladas deverá a contratada utilizar-se de software com capacidade para eliminar/descartar/suprimir o fundo, como por exemplo o kofax;

c)   Inserção de 01(um) índice de busca e localização da seguinte forma: numeração integral de cada processo, individualizados em pastas próprias;

d)  Exportação dos documentos digitalizados e convertidos para arquivos de formato PDF, aptos a serem importados para sistema gerencial.

NOTA: Cada arquivo indexado deverá obedecer ao limite de tamanho de 3Mb, estabelecido pelo NTI.

3.  Conclusão:

a) Restabelecimento da encadernação original do processo;

b) Conferência das páginas;

c) Conferência dos processos recebidos para digitalização;

d) Preparação dos documentos para devolução.

6.0   FUNDAMENTO LEGAL

   6.1. O objeto deste Termo de Referência, tem amparo legal na Lei nº 14.133 de 01 de abril de 2021.

7.0 – DOS REQUISITOS MÍNIMOS DE HABILITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO

7.1. O art. 62, caput, da Lei Federal nº 14.133/2021, estabelece que a habilitação é a fase da licitação em que se verifica o conjunto de informações e documentos necessários e suficientes para demonstrar a capacidade do licitante de realizar o objeto da licitação, dividindo-se em :

• I. Jurídica;
• II. Técnica;
• III. Fiscal, social e trabalhista;
• IV. Econômico-financeiro.

7.2. Portanto os requisitos mínimos exigidos na habilitação e qualificação serão os elencados nos arts. 66, 67, 68 e 69 da Lei Federal nº 14.133/2021, são eles:

• I. Inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
• II. A inscrição no cadastro de contribuintes estadual e municipal, relativo ao domicilio ou sede do contratado, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
• III. A regularidade perante a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do contratado, ou outra equivalente, na forma da lei;
• IV. A regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, que demonstre cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;
• V. A regularidade perante a Justiça do Trabalho;
• VI. Declaração do contratado, declarando o cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal;
• VII. Certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do contratado.

7.3. A documentação descrita no item anterior, só será exigida da Empresa que for escolhida como a proposta mais vantajosa para o órgão, conforme prescreve o art. 62, incisos II e III da Lei Federal nº 14.133/2021.

8.0 – DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

8.1. A despesa decorrente da contratação correrá à conta de recursos específicos consignados no orçamento da Câmara Municipal de Touros/RN ou a ele provisionados, os quais serão discriminados na Nota de Empenho.

9.0  PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

9.1. O prazo para execução dos serviços terá um prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados a partir da emissão da Ordem de Serviço, expedindo por esta EDILIDADE.

10.0  LOCAL DOS SERVIÇOS

10.1.  A execução dos serviços ocorrerá no prédio da Câmara Municipal de Touros/RN, sito à Rua Vereador Miguel Neri, 116, centro, Touros/RN, CEP.: 59.584-000.

11.0  HORÁRIO

11.1.  O horário para a execução dos serviços, se dará de segunda à sexta-feira, entre os horários das 08h às 12h.

12.0 CRONOGRAMA DE PAGAMENTO

12.1. Após a entrega da documentação fiscal digitalizada e recebimento da documentação fiscal obrigatória para a sua liquidação, o pagamento obedecerá a ordem cronológica de pagamento desta EDILIDADE.

13.0 OBRIGAÇÕES DA LICITANTE VENCEDORA

13.1. Fornecer além dos produtos especificados, toda a mão-de-obra, ferramentas necessárias e equipamentos, ficando responsável por sua guarda e transporte;

13.2. Responsabilizar-se por todo e qualquer dano físico, material ou pessoal que venha a ocorrer na documentação digitalizada;

13.3. Entregar os locais dos serviços limpos, sem a presença de quaisquer outros materiais, executando, diariamente, limpeza dos locais sob influência dos serviços;

13.4. No caso da ocorrência, como resultado das suas operações, de prejuízo dos documentos originais deverá recuperá-los, deixando-os em conformidade com o seu estado original;

13.5. Corrigir e/ou reexecutar os serviços e substituirá os serviços não aprovados pela Câmara, caso os mesmos não atendam às especificações constantes neste TERMO, às suas custas e sem qualquer ônus para a Câmara;

13.6. Cumprir as medidas de segurança, conforme legislação em vigor;

13.7. Correrão por conta da melhor proposta, as despesas de seguros, transporte, tributos, encargos trabalhistas e previdenciários, decorrentes da execução do objeto deste TERMO;

14.0  OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

Obriga-se a CONTRATANTE a:

14.1. Efetuar o pagamento ao fornecedor/prestador de serviço, conforme estabelecido;

14.2. Acompanhar e fiscalizar o fiel cumprimento dos serviços objetivados neste TERMO, comunicando à  CONTRATADA, as ocorrências que a seu critério exijam medidas corretivas;

14.3. Acompanhar e fiscalizar o presente CONTRATO a quem caberá o Atesto na(s) nota(s) fiscal(is) do objeto do CONTRATO.

14.4. Fornecer, mediante solicitação escrita da CONTRATADA, informações adicionais, dirimir dúvidas e orientá-la nos casos omissos.

15.0 FORO

15.1.  Fica eleito o Foro da Comarca de Touros/RN, com exclusão de qualquer outro, por mais privilegio que seja, para dirimir quaisquer questões oriundas deste TERMO.

16.0 CASOS OMISSOS

16.1. Os casos omissos no presente TERMO, serão solucionados pelo setor de compra desta EDILIDADE.

Touros/RN, 05 de dezembro de 2024.

Touros/RN, 05 de dezembro de 2024.

JACILEIDE ALVES DA SILVA

Pres. da Equipe de Planejamento